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Aprenda com os erros dos outros: 5 providências que você deve tomar para o sucesso da terceirização da folha de pagamento

Terceirizar é uma decisão que pode gerar dúvidas a muitos empresários. Afinal, é preciso estar bem preparado para garantir que o processo aconteça como esperado e de fato traga benefícios à companhia.

Quando o assunto é folha de pagamento, planejar com cuidado e antecedência e implementar algumas providências prévias são ações que ajudam a garantir uma boa terceirização. Fazendo a lição de casa, você colherá benefícios como redução de custos, diminuição de riscos trabalhistas e tributários, maior eficiência e acesso a tecnologias e serviços mais modernos.

Veja alguns exemplos a serem seguidos — e contraexemplos a serem evitados — para garantir o sucesso da terceirização da folha de pagamento em sua empresa.

O que fazer para garantir o sucesso da terceirização

1. Envie informações dentro do prazo — Para garantir um processo com eficiência, a empresa precisa se organizar e cumprir os prazos que ficarão definidos no service level agreement (SLA) de seu contrato de terceirização. Diego Rocha, da CServices, cita como exemplo o caso de uma empresa que contratou a terceirização da folha, mas quando tinha uma necessidade específica ou problema para resolver, não atendia os prazos do SLA. “O cliente nunca conseguia fazer uma solicitação com antecedência porque não estava preparado”, afirma.
•    Fique atento — Lembre-se de que será preciso cumprir os prazos à risca para que tudo dê certo (e para que você possa cobrar que a terceirizada faça o mesmo). E, para cumprir os prazos, pode ser necessário rever seus processos e melhorar os controles internos.

2. Fique atento às divergências de informações — “Entre os problemas mais frequentes em empresas que não se organizaram está a divergência de informações”, explica Diego. “Por exemplo, o cliente tinha uma base que calculava médias de uma forma. Hoje, ele tem uma base com a terceirizada que calcula médias com outro conceito.” Com isso, logo no primeiro mês de fechamento, o cliente já percebe que os números estão diferentes do que ele estava acostumado. “Nós explicamos todo o nosso conceito em reuniões e comparamos o que o cliente fazia e o que estamos fazendo, quais foram as divergências e o que nós vamos fazer daqui para a frente. Também é preciso sempre verificar se o cliente estava usando as normas dentro da legislação.”
•    Fique atento — Sempre compare as práticas de sua empresa com as da terceirizada e resolva eventuais discrepâncias.

3. Organize as informações — Quando a empresa se organiza para terceirizar a folha de pagamento, ela ganha mais eficiência, melhores resultados e uma equipe muito mais satisfeita. “Nós tínhamos um cliente que montou um processo de planejamento muito mais organizado depois da terceirização da folha. Esse cliente não precisou desligar ninguém do RH porque terceirizou a folha. Aquele funcionário que antes cuidava só da folha agora é responsável pela parte de benefícios de outro estado. Esse funcionário se sente muito mais realizado e feliz atuando assim”, comenta Diego. “Esse cliente conseguiu fazer com que o RH trabalhasse de uma forma estratégica. A pessoa que fazia admissão, hoje faz recrutamento”, explica.
•    Fique atento — A organização traz ganhos para a empresa e pode mudar o perfil do RH.

4. Invista em um RH estratégico — “Nós temos um cliente de tecnologia que cresceu 90% no último ano. Ele começou com 38 profissionais. Hoje ele está com 67 profissionais. A empresa cresceu dessa maneira, pois a gerente de RH não quis fazer apenas folha de pagamento, ela entrou na empresa para ajudar as pessoas, dar treinamentos”, explica Diego. “Os funcionários dessa empresa criam aplicativos, e para que eles continuem criativos e inovadores, o RH precisa cuidar deles. Ver se estão recebendo bons salários, bons benefícios, se o horário de trabalho é bom, como estão se sentindo na empresa. Com essa visão estratégica a empresa quase dobrou de tamanho”, comenta Diego.
•    Fique atento — Garantir que as rotinas sejam cumpridas é apenas parte do trabalho do RH. É preciso ir além e assumir o papel de propulsor do crescimento da empresa.

5. Observe as oportunidades — A empresa deve olhar a terceirização como uma oportunidade de crescimento. Diego Rocha cita o exemplo de um cliente da CServices que continua crescendo, mesmo na crise. Recentemente, essa empresa terceirizou a folha, mas aproveitou para promover também outros avanços. “Além do processamento de folha, desenvolvemos integrações com outros sistemas do próprio cliente, permitindo um RH mais estratégico a partir da própria ferramenta”, comenta.
•    Fique atento — Use a tecnologia a seu favor e pense em outras formas de melhorar a eficiência, além da terceirização de folha.

 

Publicado em: 26/02/2016