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Cinco erros que as empresas costumam cometer no processamento de folha de pagamento e como evitá-los

As empresas que usam sua própria equipe de RH para cuidar do processamento de folha de pagamento estão acostumadas a enfrentar grandes dores de cabeças. Não é surpresa, já que o Brasil tem uma legislação trabalhista notavelmente complexa e a burocracia é grande.

Veja abaixo os cinco maiores problemas enfrentados pelas empresas quando o assunto é folha de pagamento e descubra como o apoio de uma empresa especializada na terceirização de folha de pagamentos pode auxiliar o seu negócio a minimizar esses erros. 

1. Desconhecimento da legislação – As leis trabalhistas e tributárias do Brasil são bastante complexas. Por isso, é comum que as equipes de recursos humanos não conheçam os detalhes da legislação e, sem se dar conta, acabem pagando mais impostos do que deveriam. Segundo Diego Rocha, da CServices, muitas empresas cometem o erro de não ter uma Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) em conformidade com o código de FPAS ou de terceiros. “Ao deixar de seguir as diretrizes da Receita Federal, as empresas pagam os tributos e encargos com percentuais errados”, diz. 
•    Vantagem da terceirização – Por ser especializada no assunto, a terceirizada conhece a fundo todas as nuances da legislação, garantido ao cliente o pagamento de tributos e encargos trabalhistas em conformidade com o que estabelece a lei.

2. Erros nos cálculos – Muitas companhias que fazem o processamento de folha internamente se equivocam nos cálculos, sobretudo em relação ao pagamento de adicionais, como as horas extras. Os percentuais pagos sobre as horas extras são diferentes do habitual e devem ser calculados com base no que se excede da carga de trabalho mensal de cada funcionário. Erros no pagamento de horas extras deixam os funcionários insatisfeitos e podem, inclusive, gerar passivos trabalhistas no futuro.
•    Vantagem da terceirização – A empresa terceirizada tem um quadro de funcionários com larga experiência na realização dos cálculos de encargos trabalhistas. “Além disso, na CServices realizamos uma dupla conferência de todas as folhas de pagamento”, diz Diego Rocha. “Há uma garantia muito maior de que os cálculos serão feitos corretamente."

3. Dificuldade em lidar com situações inesperadas – O RH das empresas está acostumado a lidar com situações cotidianas, mas pode não tomar a melhor decisão quando surgem ocorrências que fujam do habitual. Diego Rocha dá um exemplo concreto. “Quando há uma discussão mais ríspida entre funcionários, a legislação permite a demissão por justa causa caso ocorra agressão física”, diz. No entanto, demitir o funcionário de maneira litigiosa pode não ser a melhor escolha. “Caso seja um trabalhador experiente, às vezes a melhor saída é pagar todos os direitos trabalhistas, mesmo que não sejam exigidos pela lei, para evitar futuras brigas judiciais. ”
•    Vantagem da terceirização – Por lidar diretamente com diversos clientes, a terceirizada tem conhecimento e experiência para auxiliar na tomada de decisões em diferentes cenários. “Com a terceirização, as empresas não precisam se preocupar com esses contratempos. Com base em nossa experiência, e com respaldo jurídico, aconselhamos os clientes a tomar sempre as ações mais estratégicas para o negócio”, diz Diego Rocha.

 4. RH burocrático –  A principal missão do setor de recursos humanos é a gestão de pessoas para garantir a máxima eficiência do negócio. “No entanto, em muitas empresas, sobretudo as pequeno e médio porte, o RH se dedica a tarefas burocráticas, como a realização de pagamentos e a assinatura de carteiras de trabalho”, explica Diego Rocha. Sem um RH de visão estratégica, as empresas perdem a oportunidade de desenvolver melhor suas vocações e fazer o negócio crescer.
•    Vantagem da terceirização – Ao terceirizar a folha de pagamento, o setor de RH das empresas não precisa mais gastar tempo com trâmites burocráticos. É a oportunidade de repensar o papel do RH dentro do negócio, valorizando o planejamento de carreiras, treinamentos, seleção e outras atividades que garantam o sucesso da empresa.

5. Falta de visão a longo prazo – Sobrecarregados pelas tarefas do cotidiano, como o processamento de folha de pagamento, muitos funcionários do RH não mensuram as consequências de longo prazo que uma pequena desatenção pode causar à empresa. “Um equívoco aparentemente pequeno pode, anos depois, motivar um processo trabalhista que comprometa toda a saúde financeira da empresa”, explica Diego Rocha. 
•    Vantagem da terceirização – A terceirizada aconselha os clientes com base não apenas em resoluções imediatas, mas pensando em consequências futuras. Isso é possível graças a uma visão externa e mais estratégica dos problemas. “Quando orientamos um cliente, pensamos sempre em como as ações podem criar bons frutos no futuro”, diz Diego Rocha.

Sua empresa está analisando a possibilidade de terceirização da folha de pagamentos e os impactos que trará no dia a dia dos negócios? Entre em contato com a CServices e conheça nossas soluções.

Publicado em: 26/08/2016