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Cinco passos para a implementação do eSocial

A obrigatoriedade do eSocial está se aproximando. A partir de setembro de 2016, grandes e médias empresas deverão estar adequadas ao novo regulamento. Para as pequenas e microempresas, o prazo é janeiro de 2017. Mas, para que a mudança ocorra sem traumas, há muitas coisas que as empresas precisam pensar (e agir) desde já.

O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação a seus empregados, com o objetivo de facilitar a fiscalização. A novidade é que as empresas terão de repassar essas informações de maneira eletrônica unificada, dentro dos prazos estipulados pelo governo. Assim, todos os processos de atividades ligadas ao RH — como folha de pagamento, admissão, demissão, dados sobre medicina do trabalho e outros — terão de ser levantados e consolidados de acordo com as normas do eSocial para que possam ser transmitidos eletronicamente ao governo.

Hoje as empresas já cumprem suas obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas de outras maneiras. O que a nova regulamentação vai exigir é uma mudança cultural nas companhias, para que os dados sejam coletados e disponibilizados ao governo da forma correta, de maneira completa e no prazo certo.
Faltando menos de um ano para a mudança, será que sua empresa está preparada para a nova regulamentação? Veja o que você precisa fazer desde já para garantir que a transição ocorra sem traumas.
 
O QUE É PRECISO FAZER ANTES DA IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL
 
1) Identifique se a empresa tem todas as informações necessárias — “Mais de 1.300 informações precisarão ser enviadas ao eSocial”, alerta Edner Dreer, da CServices. A empresa precisa avaliar se tem todas elas. Muitas são usadas no dia a dia, como os dados da folha de pagamento, mas há também questões que antes não eram solicitadas de maneira eletrônica ou não tinham preenchimento obrigatório, como informações sobre medicina de trabalho e diversos detalhes sobre os dependentes dos funcionários. Estabeleça um fluxo de trabalho para obter as informações que faltam (e para atualizá-las periodicamente depois).

2) Cheque os prazos — Confira todas as informações solicitadas e os prazos estipulados pelo governo. Acerte seus fluxos internos para poder atender às demandas. “Fique atento aos prazos, não adianta ter as informações da folha de pagamento disponíveis apenas no vigésimo dia útil, se elas caem no sétimo dia, por exemplo”, comenta Marcos Samara, da CServices.

3) Verifique se as informações são consistentes — Algumas informações podem estar erradas, incompletas ou inconsistentes. Isso pode não ser um grande problema hoje, mas se tornará com as checagens automáticas que o eSocial permitirá. É o caso de mulheres que mudaram o nome após o casamento. Os dados precisam ser atualizados tanto pela empresa quanto pela funcionária (que deve informar a mudança na Caixa Econômica Federal para efeitos de FGTS).

4) Padronize os dados para atender as novas normas — Diversos dados que não eram lançados em sistemas governamentais agora precisarão ser. Verifique se eles estão completos e atualizados. Você terá, por exemplo, de informar todas as faixas salariais praticadas. Também terá de inserir as descrições de todos os cargos da empresa. Mas fique atento às normas do sistema: por exemplo, não adianta escrever 1 mil caracteres se o limite da descrição de cargo no eSocial é de quatrocentos caracteres.

5) Decida de que forma enviará as informações — O eSocial pressupõe que uma única fonte faça o envio de informações da empresa ao governo. Isso inclui informações mensais, como folha, ou outras sem periodicidade definida, como informação sobre contratações e demissões. Para as empresas que pretendem fazer o envio internamente, é preciso estar adaptado ao serviço e ter muita atenção. Muito provavelmente a transição envolverá adaptação nos sistemas de sua empresa para poder enviar os dados nos padrões exigidos pelo governo. Para aqueles que optarem pelo serviço terceirizado, toda a gestão da mudança de sistema passa a ser do fornecedor — livrando a companhia desse fardo. Você só precisará combinar com o prestador de serviço de terceirização como fará o envio das novas informações solicitadas. “A empresa que é cliente não precisa se preocupar com o sistema, ela só precisará garantir as informações que a terceirizada não tem”, explica Arnaldo Cosin, CEO da CServices. 

A CServices está adaptando seu sistema de folha de pagamento para que o envio no eSocial seja feito de forma simples e prática para seus clientes. Também está desenvolvendo novos módulos informatizados que darão conta das informações complementares que precisarão ser informadas eletronicamente ao governo. Além disso, orienta as empresas com workshops para que a transição seja a mais tranquila possível. “Este é o momento de se preparar porque há muita coisa a ser pensada”, sugere Cosin.

Publicado em: 09/11/2015