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O que levar em conta para terceirizar a folha de pagamento

A Administração de Folha de Pagamento e Benefícios nas empresas envolve uma série de custos. Além dos mais "visíveis", como a mão de obra empregada, há também gastos adjacentes, como o pagamento de horas extras para esses funcionários, necessidades de suporte de TI e de compra ou atualizações de sistemas. São valores que, embora não pareçam óbvios, tornam a operação mais custosa e ineficiente.
 
Veja os principais custos paralelos das empresas no processamento de folha de pagamento e descubra como o apoio de uma empresa de terceirização de qualidade pode trazer ganhos de eficiência para o seu negócio.
 
eSocial – Em breve, o novo sistema do governo entrará em vigor. Com as novas normas, as empresas terão de repassar suas informações de maneira eletrônica, unificada e dentro dos prazos estipulados. Além disso, todos os dados cadastrais deverão ser padronizados. Sem um planejamento meticuloso, as mudanças devem gerar grande impacto no cotidiano das companhias, sobretudo na área de Recursos Humanos. “Com o apoio de uma terceirizada, essa transição se torna muito simples para as empresas. Basta que elas enviem as informações dentro dos prazos estabelecidos que nós nos ocupamos das adequações ao sistema”, explica Roderlei Magalhães, da CServices.

Horas extras – Empresas que fazem o processamento de folha de pagamento internamente muitas vezes precisam pagar horas extras para os funcionários de RH que se ocupam da operação. Isso ocorre sobretudo nos dias que antecedem o fechamento da folha, quando os problemas costumam aparecer. Com uma terceirizada que presta serviços de qualidade, porém, não há razões para preocupações ou correrias de última hora. “A folha é entregue pronta, com índices de qualidade definidos em contrato e sem surpresas nos custos”, afirma Roderlei.  

Custos de sistemas – Além de custear todos os softwares e mantê-los atualizados, as empresas precisam recorrer aos funcionários da área de TI para garantir que a operação funcione normalmente. Qualquer problema pode causar grandes dores de cabeça – e aumentar os custos. Com a contratação de uma terceirizada, essa deixa de ser uma preocupação. A parceira se ocupa de todo o suporte operacional e entrega a folha pronta.   

Custo de espaço – Gastos com computadores, materiais de escritório, eletricidade e benefícios, quando colocados na ponta do lápis, tornam toda a operação mais dispendiosa. Nesse aspecto, o serviço oferecido pela terceirizada se mostra muito mais competitivo. “Como conta com uma equipe especializada, a terceirizada é muito mais eficiente”, comenta Roderlei Magalhães.  

Falta de tempo para o RH estratégico – Ao se dedicar a uma tarefa operacional como a Administração de Folha de Pagamento e Benefícios, gestores e funcionários de RH deixam de dedicar seu tempo à aplicação de um plano estratégico que contribua para o crescimento do negócio. É uma oportunidade desperdiçada que afeta o potencial de crescimento da empresa. Segundo pesquisa, as receitas das companhias com políticas de RH bem definidas foram, em média, 14% superiores às das concorrentes no seu segmento de atuação. “Os gestores de RH não devem perder tempo como uma operação viabilizadora, como a folha de pagamento. Sua missão é estar em sintonia com todas as áreas do negócio”, analisa Roderlei.  

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Publicado em: 21/12/2016