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Os momentos cruciais da folha de pagamento

Quem conhece a rotina da folha de pagamento dentro de uma empresa sabe que existem alguns momentos cruciais nos quais qualquer desatenção pode causar uma grande dor de cabeça. Muitos desses problemas ocorrem por falta de conhecimento de detalhes da legislação trabalhista. Outros ocorrem por erros nas informações e nos cálculos, que passam batido pela falta de rigor na conferência dos dados. Conheça alguns dos equívocos mais comuns cometidos pelas empresas e como uma empresa de terceirização de processos de negócios (BPO) pode ajudar a evitá-los.

Admissão

Escrever o nome do funcionário com a grafia do nome errada ou trocar um algarismo do número do PIS é algo mais comum do que se imagina em um processo de contratação. Essas informações são compartilhadas com o INSS e outros órgãos do governo e, por isso, é importante garantir que todos os dados são inseridos corretamente no sistema. “Se o funcionário, por alguma necessidade, precisar sacar o FGTS, vai ter problemas por essas inconsistências cadastrais”, exemplifica Diego Rocha, da CServices.

É o tipo de erro que pode parecer pequeno, mas causa chateações às empresas. A retificação das informações pode levar dias e o funcionário deixa de poder assinar o contrato. “Além disso, a relação profissional começa de maneira conturbada. Fica no ar uma desconfiança sobre a capacidade da empresa”, diz Diego.

Para evitar esse tipo de complicação, a melhor saída é contar com o apoio de uma empresa especializada, que tenha um sistema rigoroso de verificação de todos os dados da folha de pagamento. “Na CServices, sempre temos dois profissionais cuidando de todos os processos administrativos. Um faz o processamento de folha e outro confere se as informações estão corretas”, explica Diego Rocha. Como nenhuma informação é enviada sem antes passar por revisão, há uma garantia muito maior de que todos os cálculos serão feitos corretamente.

Pagamento de benefícios

Uma história que sempre se repete: um funcionário deixa de receber algum benefício, como o adicional de horas extras, e fica descontente. Ainda que o problema seja resolvido com o departamento de RH, o episódio faz com que ele fique desmotivado, o que acaba afetando o relacionamento da equipe.

Segundo Diego, outra desatenção muito comum é deixar de fazer o pagamento salarial dois dias antes de os empregados saírem de férias, como determina a lei. Atrasos nos benefícios de vale-refeição e vale-transporte também costumam gerar transtornos às empresas. “Antes de pensar em números, é preciso lembrar que o processamento de folha afeta diretamente a vida e o bem-estar dos funcionários”, lembra.
 
Demissão

Dependendo das circunstâncias, o processo de demissão pode ser um período conturbado. Sobretudo se o funcionário que se desligar da empresa não estiver contente. Se houver a falta de pagamento de alguma obrigação – como o aviso prévio adicional de três dias para cada ano trabalhado na empresa –, aumentam as chances de haver algum contratempo. “Por outro lado, se todas as obrigações tiverem sido pagas, o funcionário dificilmente vai causar problemas, porque ele reconhece que o processo foi justo”, afirma Diego.

Com um processamento de folha de pagamento eficiente, feito por uma terceirizada que confira sistematicamente todos os dados e cumpra todos os prazos e obrigações previstos em lei, não há razão para as empresas se preocuparem.

Sua empresa está analisando a possibilidade de terceirização da folha de pagamentos e os impactos que trará no dia a dia dos negócios? Entre em contato com a CServices e conheça nossas soluções.

Publicado em: 26/10/2016