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Seis sinais de que é hora de terceirizar a folha de pagamento

Terceirizar ou não uma atividade é sempre uma fonte de dúvidas para muitos empresários. Cortar despesas costuma ser uma motivação frequente. Mas uma decisão importante como essa deve levar em conta uma série de critérios de negócios, não apenas custos. Eficiência e satisfação dos funcionários são as palavras-chave.

Quando o assunto é folha de pagamento, os benefícios da terceirização, em particular para pequenos e médios empresários, envolvem diversos aspectos. Redução de risco de passivos trabalhistas e tributários, maior eficiência e acesso a tecnologias e serviços mais modernos estão entre as vantagens. “Temos como diferencial um conjunto de sistemas que oferecem ao cliente uma grande facilidade na gestão, além de um workflow definido”, explica Arnaldo Cosin, CEO da CServices.

Veja se é hora de a sua empresa partir para o outsourcing da folha de pagamento:

SINAIS DE QUE É HORA DE TERCEIRIZAR A FOLHA

1) Turnover alto no RH — A troca frequente de pessoal é sempre um sintoma negativo, em qualquer área da empresa. Se acontece no grupo que realiza as tarefas de folha, pior ainda. É comum parte das informações se perder (em especial se os processos não estão bem definidos), o que torna a transição sempre complexa.

2) Reprocessamento frequente da folha — Se o reprocessamento tem sido comum, fique atento. Ou há ausência de processos claros ou falta de precisão no trabalho da equipe.

3) Reclamações de funcionários — A folha é a principal interface do profissional com o RH. Se as reclamações têm sido frequentes, procure entender os motivos.

4) Atrasos e perda de datas — Podem causar grandes prejuízos à empresa, com pagamento de multas ou ampliação de riscos trabalhistas. Na CServises, todo o serviço de terceirização de folha de pagamento é regido por um contrato que garante qualidade e prazos definidos. “Tudo é gerenciado por um SLA [service level agreement] e no fim do mês é enviado um relatório mostrando o que foi feito”, conta Arnaldo Cosin.

5) Problemas com auditoria ou fiscalização — Sinais de alerta em auditorias ou fiscalizações deixam claro que algo está errado — e lembre-se de que cada erro pode se tornar um prejuízo.

6) Custos associados à folha — O processamento de folha tem algumas peculiaridades — entre elas o fato de que a carga de trabalho é concentrada em alguns dias do mês. Isso pode fazer com que a empresa precise designar várias pessoas para a tarefa, mas elas acabam ficando ociosas em determinados períodos do mês. Prejuízo na certa.

DICAS PARA O SUCESSO DA TERCEIRIZAÇÃO

1) Entenda a transição como um momento de mudança cultural — Em empresas de médio e pequeno porte, é comum que haja sempre alguém querendo dar um “jeitinho” de última hora na folha. Aproveite para definir mais claramente os processos e propor uma disciplina maior no cumprimento das normas. Além disso, a terceirização pode dar espaço para a criação de um RH estratégico. “O RH de uma empresa passa a agregar valores quando está focado em engajar pessoas e em fazer um programa de recursos humanos. Quando terceiriza a folha, o empresário ganha espaço para focar as atividades do RH em funções estratégicas”, comenta Arnaldo Cosin.

2) Designe alguém para fazer a passagem — É importante que haja sempre alguém dentro da empresa que cuide do relacionamento com a empresa de terceirização. Além de explicar as especificidades da empresa, ele também ajudará a deixar o processo mais transparente para ambos os lados.

3) Aposte no autosserviço — Aproveite a terceirização para dar mais transparência e agilidade nos processos utilizando os serviços on-line para que os próprios funcionários acessem suas informações. Holerites, solicitação de férias, controle de horas trabalhadas e informes de rendimento estão entre os serviços que podem ser acessados diretamente pelo colaborador por meio de um portal de RH fornecido pela empresa de terceirização da folha.

Publicado em: 22/10/2015