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Tire suas dúvidas sobre eSocial

A obrigatoriedade do eSocial está aproximando-se. A previsão é para que no segundo semestre de 2016 a implementação seja obrigatória para as empresas de grande porte, mas essa data pode ser revista. O novo sistema do governo federal vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação a seus empregados, com o objetivo de facilitar a fiscalização. Com a nova norma, as empresas terão de repassar suas informações de maneira eletrônica, unificada e dentro do prazo estipulado.

Sua empresa já está preparada para todas as mudanças? Já sabe quais as novidades, quais são os prazos e como funciona o sistema? Tire suas dúvidas a seguir.

1. O que é o eSocial?
O eSocial é parte de um programa do governo chamado Escrituração Digital. Esse programa exige que todas as informações fiscais e trabalhistas sejam informadas eletronicamente para o governo. O eSocial trata apenas das questões trabalhistas, envolvendo Ministério do Trabalho, Receita Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) etc. Com ele, todas as empresas serão obrigadas a enviar as informações de forma eletrônica para o governo.

2. Quando o eSocial entra em vigor?
A última divulgação oficial do governo tinha como data inicial de obrigatoriedade de envio das informações ao eSocial o mês de setembro de 2016, para as empresas que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2014. Para as empresas restantes, a partir de janeiro de 2017 o eSocial será obrigatório.
Porém, há a determinação em Diário Oficial de liberação pelo governo do sistema para a homologação dos envios no mínimo 6 meses antes da obrigatoriedade.
Ainda não há dados oficiais, mas uma vez que o sistema não foi ainda liberado, é muito improvável que a data de setembro de 2016 seja mantida.

3. Qual o objetivo do eSocial?
O objetivo para o governo é ter maior facilidade no controle das informações. “Hoje essas informações são registradas em livros que ficam em domínio da empresa, ou enviadas em uma periodicidade menor. A ideia do governo é ter uma base centralizada em que ele possa controlar todas as informações”, explica Alexandre Sgarbi, da CServices.

4. Quais os benefícios desse sistema?
Para o governo, a vantagem é conseguir cruzar informações, facilitando a fiscalização. Para as empresas, o eSocial simplifica a transmissão das informações entre empresa e governo. “Não é mais necessário gerar diversos formulários, guardá-los no sistema. Isso facilita o processo”, comenta Alexandre.
Por ser um sistema digitalizado, traz para a população a vantagem de a informação não se perder. Por exemplo, se o funcionário perder a carteira de trabalho ou a documentação, os dados estão registrados.

5. O eSocial é obrigatório para quais tipos de empresa?
O eSocial é obrigatório para qualquer instituição que tenha um CNPJ.

6. O que as empresas terão que fazer para se adequar a essa nova obrigação?
“A primeira adequação é utilizar o sistema para enviar todas as informações trabalhistas da empresa. Existem ainda as situações em que a empresa precisa ajustar os processos internos”, explica Alexandre. Muitas empresas, às vezes, não têm os dados como de RH e segurança de trabalho. Outra adequação está em atender o prazo obrigatório. “Por exemplo, eu preciso enviar as informações do mês fechado até o quinto dia útil do mês seguinte. Nem sempre a empresa está preparada para fazer o envio de 100% das informações nesse prazo”, comenta.

7. Como funciona o sistema do eSocial?
Diferentemente do eSocial das domésticas, as empresas não terão uma interface na web para preenchimento de dados. As informações serão enviadas para o sistema do eSocial em lotes de dados. “A ideia do eSocial é que este funcione semelhante ao imposto de renda. Você tem um protocolo de recebimento de arquivos eletrônicos do ponto de vista da Receita e, do lado das empresas, algo semelhante ao recibo de declaração do imposto de renda”, exemplifica Frederico Marquezini, da CServices. As empresas precisam fazer lotes de dados nos formatos corretos e exportá-los para o sistema do eSocial. As informações devem ser enviadas em “eventos” determinados. “Por exemplo, admissão de um funcionário é um evento. Algumas situações eu preciso enviar conforme a ocorrência do evento: admissão, acidente de trabalho, afastamento, desligamento. Para outras situações, como fechamento da folha, é preciso enviar dentro do prazo definido. Portanto, dependendo da informação, há um lote de dados que precisa ser enviado ao governo com um prazo específico”, explica Alexandre.

8. Como facilitar esse processo?
“O que nós recomendamos é avaliar o que a empresa já tem de informação dentro de casa. Depois, se essa informação está no padrão. E, por fim, avaliar se os sistemas que a empresa tem para fazer toda a parte de registro e transmissão também estão atualizados e terão à disposição uma interface para a transmissão dos arquivos”, recomenda Frederico. “Do ponto de vista dos processos, a empresa precisa se adequar para a captura das informações novas, incluí-las dentro dos processos da organização, ou criar novos processos para isso, além de se adequar aos prazos que terá que cumprir”, acrescenta. Para facilitar a atualização das empresas, os funcionários devem checar se estão com o cadastro atualizado em relação à Receita Federal, à Caixa Econômica Federal e a outros órgãos reguladores.

9. O que acontece se a empresa atrasar o envio das informações?
Caso a empresa não cumpra os prazos, o governo pode fiscalizar e enviar uma autuação.

10. O que acontece se a empresa não tiver parte dos dados que precisa informar?
Dentro do layout nem todas as informações são obrigatórias. Se essa informação que estiver faltando não for obrigatória, a empresa pode não enviar. Em relação às informações obrigatórias e que podem estar faltando ou divergentes, a empresa pode sofrer uma autuação.

11. Quem terá acesso às informações do eSocial?
Apenas o governo terá acesso às informações do eSocial.

12. Qual o ganho da empresa se ela terceirizar o serviço?
“O primeiro benefício é o suporte que a empresa tem nesse processo de adaptação. Uma empresa especializada em processamento de folha tem todo o conhecimento especifico desse assunto para prestar esse serviço. O risco de cometer erros diminui, além de diminuir o custo de adequação do eSocial, já que a empresa de terceirização vai arcar com alguns desses custos”, explica Alexandre.

Leia mais sobre a oferta da CServices em terceirização de folha de pagamento.

Publicado em: 23/03/2016